Opdracht 6

Hoofdstuk 15

 

Bestudeer hoofdstuk 15 van je studieboek

Automatisering

We stellen ons een bedrijf voor dat nog niet vergaand is geautomatiseerd:

 

 

De inkoper legt zijn bestelgegevens vast op een doorlopend genummerd bestelformulier. Hij verstrekt kopieën aan de volgende functionarissen om de volgende redenen:

    • De magazijnmeester krijg een kopie om bij het in ontvangst nemen van de goederen na te gaan of de door de leverancier gepleegde aflevering plaatsvindt conform de door de inkoper verrichte bestelling.
    • De crediteurenmedewerker ontvangt een kopie om te checken of de factuurgegevens overeenkomen met de bestelling van de inkoper (en ontvangstrapport van de magazijnmeester).
    • De boekhouder ontvangt een kopie om de betreffende grootboekrekeningen in het grootboek bij te werken.

 

Het bedrijf is echter overtuigd geraakt van de meerwaarde van een ERP-systeem. Een dergelijk systeem kent aparte modules voor inkopen, projecten, verkopen, debiteuren, crediteuren, kas/bank/giro en grootboek. Via een relationele database zijn deze modules aan elkaar gekoppeld. Door het inboeken van gegevens in de ene module vinden 'automatisch' mutaties plaats in andere modules.

 

Dit geldt ook voor het inkoopproces. Als de inkoper bijvoorbeeld de bestelgegevens van een inkooporder vastlegt in de inkoopmodule, vinden in het ERP-systeem automatisch een aantal handelingen plaats.

 

 

Vragen:

Beschrijf deze handelingen. Geef steeds aan in welke module een mutatie plaatsvindt en of deze automatisch of door een specifieke functionaris wordt gedaan.

  • Via de voorraadmodule krijgt de magazijnmeester het bericht dat er goederen in bestelling zijn.
  • Wanneer de leverancier de goederen aflevert aan het magazijn, voert de magazijnmeester de ontvangstgegevens in de voorraadmodule in;
  • Het systeem gaat dan automatisch na of de aflevering overeenkomt met de bestelling van de inkoper.
  • Via de crediteurenmodule wordt de crediteurenadministrateur ervan op de hoogte gebracht, dat er een (voorwaardelijke) schuld is ontstaan is aan de betreffende leverancier.
  • Wanneer de crediteurenadministrateur de factuurgegevens invoert, gaat het systeem automatisch na of deze overeenkomen met de bestelgegevens (inkoopmodule) en ontvangstgegevens (voorraadmodule).
  • In de module grootboek die in beheer is de boekhouding, worden de betreffende grootboekrekeningen gemuteerd.

De invoer van gegevens in het ERP-systeem is een gevoelig punt voor de beheersing van de bedrijfsprocessen. Welke preventieve beheersmaatregelen kunnen genomen worden in het inkoopproces?

  • Toegangsbeveiliging m.b.v. inlognamen, passwords en een autorisatietabel passend bij de functiescheiding;
  • Waarschijnlijkheidscontroles;
  • Fysieke beveiliging om te voorkomen dat de ICT gestolen wordt of oververhit raakt;
  • Uitwijkprocedures;
  • Backup and reconvery procedures;
  • Service Level agreements met onderhoudsbedrijven;
  • Firewalls;
  • Virusscanners.

Welke repressieve beheersmaatregelen kunnen genomen worden in het inkoopproces?

  • Logfiles
  • Proces mining
Antwoord indienen