Het is ondersteunend proces voor het planning- en controlproces: na het bepalen van de plannen, en het uitvoeren van die plannen, dient de voortgang gemonitord te worden. Het is daarvoor nodig dat zowel de plannen als de resultaten van de uitvoering en de daarvoor ingezette middelen vastgelegd worden. Het financieel administratief proces zorgt voor die vastlegging voor zover het gaat om financiële feiten, denk aan: bezittingen, schulden, opbrengsten, kosten en kastromen. Door rapportages te maken gebaseerd op deze financiële vastleggingen kan het management ondersteund worden bij het nemen van (bij)stuurbeslissingen.

• Het registeren van alle financiële feiten binnen de organisatie om daarmee de basisgegevens te hebben om financiële informatie te kunnen genereren.
• Het vaststellen van de betrouwbaarheid van de financiële gegevens.

De vastlegging van financiële feiten is afhankelijk van de vastlegging in de aanleverende processen. Volledigheid van bijvoorbeeld schuldenregistratie is alleen te krijgen als het inkoopproces uitmondend in de crediteurenadministratie goed functioneert. En volledigheid van de vorderingen is alleen te krijgen als het verkoopproces uitmondend in de debiteurenadministratie goed functioneert.

Om het financieel administratief proces te laten functioneren zal dus in elk van de aanleverende processen de registratie beheerst moeten worden.

Vervolgens moeten de gegevens vanuit de administratie behorend bij dat proces overgenomen moeten worden in het financieel systeem. Deze interface is een gevoelig aspect; bij de overgang van gegevens van het ene systeem naar het andere kunnen gegevens verloren gaan of verminkt raken. Ook hier moeten beheersmaatregelen op worden ingezet.

Wanneer sprake is van een ERP-pakket zijn dit soort connecties tussen administratieve bestanden in het pakket zelf geregeld. De inzet van een ERP-pakket kan dan ook de gezien worden als een belangrijk beheersinstrument voor dit controllingissue.

Binnen het financieel proces worden gegevens vastgelegd in de financiële administratie ook wel het grootboek genoemd middels journaalposten. De inrichting van dit grootboek moet zodanig zijn dat gegevens eenvoudig terug te vinden zijn. Met behulp van doorlopende nummering van de journaalposten, het werken met dagboeken, het gebruik van grootboekkaarten en het meegeven van identifiers als projectnummers, ordernummers, factuurnummers, leveranciersnummers, klantnummers etc. in de omschrijving van de journaalposten zijn gegevens terug te vinden.