Bestudeer hoofdstuk 11 van je studieboek
Administratief dienstverleners verdienen hun geld door de boekhouding van andere organisaties te verzorgen. Het merendeel van hun kosten bestaat uit personeelskosten. Het personeelsproces is dan ook een belangrijk proces voor dergelijke bedrijven. Er spelen diverse controllingissues in dit proces waarvoor beheersmaatregelen ingesteld moeten worden. Een cruciaal issue is natuurlijk: hoe kan men ervoor zorgen dat alle voor klanten gemaakte uren ook daadwerkelijk in rekening worden gebracht?
Vraag:
Hoe kan bovenstaand controllingissue worden beheerst?
· Degene die de opdracht verwerft zal een uniek opdrachtnummer aanmaken waarop de gewerkte uren geregistreerd moeten worden.
· Voor elke opdracht wordt door deze acquisiteur dan wel een separate afdeling Planning een urenbegroting opgesteld gebaseerd op ervaringscijfers vanuit het verleden. Deze urenbegroting dient als norm om t.z.t. de daadwerkelijk geregistreerde uren te controleren.
· De betrokken dienstverleners registreren de hun uren. Ze maken daarbij onderscheid tussen indirecte uren en directe uren, en deze directe uren moeten allemaal gekoppeld zijn aan een opdrachtnummer.
· De urenregistratie dient geaccordeerd te worden door degene die de leiding heeft over de opdracht.
· De geaccordeerde urenregistratie is de basis voor de facturatiemedewerker om de factuur op te baseren. De facturatie gebeurt veelal per maand.
· De controller houdt zicht op de het percentage directe versus indirecte uren per werknemer en de verhouding tussen begrote en gefactureerde uren per opdracht. De leider van de opdracht moet eventuele uitschieters verklaren.
