Hoe zorgen we ervoor dat we slechts die inkoopfacturen betalen waarvan we ook daadwerkelijk de bestelde goederen of diensten hebben ontvangen?

Allereerst bepalen we wie wat moet doen in dit proces: facturen mogen uitsluitend in ontvangst worden genomen door de afdeling crediteurenadministratie. Deze administrateurs krijgen vervolgens een werkinstructie voor hoe een nepfactuur herkend kan worden. Na goedkeuring voert de crediteurenadministrateur de inkoopfactuur in in de crediteurenadministratie. De autorisaties van dit ICT-bestand worden zodanig ingericht dat uitsluitend de medewerkers crediteurenadministratie daarin kunnen muteren.

De werkinstructie zou kunnen bestaan uit de volgende vier stappen:

1. Ontvang je een factuur? Controleer dan in het inkoopbestand of daadwerkelijk een bestelling is geplaatst door onze afdeling inkoop. Check dit met behulp van het order- en/of factuurnummer op de factuur. Controleer in de inkoopadministratie of je een inkooporder of orderbevestiging vindt die hoort bij de factuur.
2. Hebben we inderdaad een ontvangst gehad? Check het order- en/of factuurnummer op de factuur. Controleer in de voorraadadministratie of je een goederenontvangst vindt die hoort bij de factuur.
3. Controleer of het bankrekeningnummer voorkomt in de eigen crediteurenadministratie. Fraudeurs maken vaak gebruik van buitenlandse bankrekeningen.
4. Vertrouw je de factuur niet? Controleer bij enige twijfel de juistheid van de afzender door de opdrachtgever te bellen. Gebruik het telefoonnummer uit onze eigen administratie en niet het nummer uit de factuur of uit de begeleidende mail.

De student zal andere woorden kiezen, check of de three-way-match te herkennen is in het antwoord (zie stap 1 en 2) en of het risico op onderschepte facturen is ondervangen (zie stap 3).